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Política de tratamiento de datos personales

Responsable de las bases de datos: BOLETA EN MANO S.A.S.

Domicilio: Carrera 45 D No. 59-01 P2, Medellín (Antioquia) – Colombia

Correo electrónico: datospersonales@boletaenmano.com

Teléfono: (57)- 604 2844211

BOLETA EN MANO S.A.S., sociedad comercial, identificada con el NIT No. 901.034.984-7, domiciliada en la Carrera 45 D No. 59-01 P2, de la ciudad de Medellín (Antioquia), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 que reglamenta el Derecho Constitucional de Habeas Data, el cual estipula la posibilidad que tienen las personas de “conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas”, informa a todos los interesados sus POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES.

Lo anterior se desarrolla en atención a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, sin perjuicio de las demás normas concordantes tales como Leyes sobre Secreto Empresarial, entre otras.

Así mismo se informa que BOLETA EN MANO S.A.S, es responsable del Tratamiento de los datos personales y datos sensibles de los titulares, tales como Protegidos, Usuarios, Clientes, Proveedores, Prestadores, Colaboradores, datos sobre los cuales decide de manera directa y autónoma.

MARCO LEGAL

La presente política se enmarca dentro de:

  1. La Constitución Política,
  2. El artículo 15 de la Ley 1266 de 2008,
  3. La Ley 1581 de 2012,
  4. Los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, 
  5. Decreto Reglamentario parcial No. 1377 de 2013 y
  6. Las sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011.

OBJETO. Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un documento interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza BOLETA EN MANO S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

GLOSARIO

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a todas las bases de datos que maneja BOLETA EN MANO S.A.S. y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley y sus decretos reglamentarios.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

DATO PERSONAL SENSIBLE: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos Humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos como huellas dactilares, fotografías, vídeos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

AMBITO DE APLICACIÓN

La política de tratamiento de la información y el manual se aplicará de forma obligatoria a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por BOLETA EN MANO S.A.S., como responsable de dichos datos y a su posterior uso.

AUTORIZACIÓN

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el Tratamiento del Dato Personal se requiere la autorización previa y expresa del Titular, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

De acuerdo con las disposiciones legales no será requerida la autorización en los siguientes casos:

1.  Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

2.  Cuando se trate de Datos de naturaleza pública.

3.  En casos de emergencia médica o sanitaria.

4.  Cuando sea Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

5.  Cuando se trate de Datos Personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta de autorización del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

POLÍTICA Y FINALIDAD DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

BOLETA EN MANO S.A.S., cuenta con la infraestructura y organización, plataforma tecnológica y física necesarias para garantizar el correcto e idóneo tratamiento de la información y datos personales y datos sensibles, así como la confidencialidad necesaria para el ejercicio de los derechos de sus titulares contenidos en la Constitución y en la Ley, y en mayor medida para permitir el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de información personal, y lograr la excelencia en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo del objeto social de BOLETA EN MANO S.A.S.

Para tal fin y tratamiento de datos personales de los diferentes titulares, BOLETA EN MANO S.A.S., ha establecido las siguientes políticas:

  1. BOLETA EN MANO S.A.S., cuenta con los medios necesarios para suministrar un correcto tratamiento de los datos personales y datos sensibles, garantizando la confidencialidad de los mismos salvo en los casos exceptuados por la Ley, evitando el acceso a la información de terceros no autorizados.
  • La información solicitada por BOLETA EN MANO S.A.S., a sus titulares será la necesaria para garantizar la calidad de los servicios ofrecidos y en general para dar cumplimiento a su objeto social y a las normas que la regulan. Los datos sensibles requeridos serán de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de la información, y su tratamiento solamente podrá realizarse cuando medie Autorización de su titular, salvo los casos previstos por la Ley.
  • BOLETA EN MANO S.A.S., velará por el estricto cumplimiento de los Derechos fundamentales de los menores, y el tratamiento de sus datos requerirán autorización previa de sus representantes; en ningún BOLETA EN MANO S.A.S., desatenderá el interés superior del menor.
  • Las finalidades generales del tratamiento de información de sus diferentes titulares serán las siguientes:
    • Dar cumplimiento a las obligaciones laborales, de seguridad social, tributarias, y en general, las obligaciones legales a cargo de la Sociedad; ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada para su fácil identificación.
  • Adelantar actividades y programas de capacitación, seguridad laboral, seguridad informática, bienestar dirigidas a los trabajadores de la Sociedad, o a sus familiares, o contratistas;
  • Realizar trámites de incapacidades, reintegros o de cualquier otra naturaleza ante el Sistema General de Seguridad Social, y recepción de la historia clínica para los colaboradores de la Sociedad para tales efectos;
  • Para los trabajadores, dar cumplimiento a las normas laborales respecto a dotación, auxilios, permisos, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y demás aplicables;
  • Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1527 de 2012 y sus reglamentos, o las normas que las modifiquen o sustituyan;
  • Informar y emitir comunicados de tipo corporativo por vía oral, escrita, electrónica, telefónica, a los trabajadores, proveedores, clientes y contratistas, y en general, a todos los destinatarios de la presente política;
  • Ejecutar políticas y actividades de mercadeo en relación con los servicios y bienes ofertados por la Sociedad;
  • Evaluar y procurar la calidad de los bienes y servicios, y ofrecer soporte, atención y servicio al cliente.
  • Remitir comunicaciones de interés, invitaciones, citaciones, notificaciones, documentos, y demás para los trabajadores, proveedores, clientes, futuros o potenciales clientes, contratistas  y terceros vinculados con la empresa;
  • Proveer bienes y servicios requeridos por la Sociedad; y por los contratantes de la Sociedad;
  • Elaborar las guías de transporte/correo a través de las cuales se les remitirán productos, servicios, ofertas, o cualquier tipo de comunicación;
  • Efectuar los cobros de cartera y/o confirmar pagos;
  • Verificar el cumplimiento de los requisitos específicos para el Titular de la Información con respecto a las autorizaciones que deba tener para ejercer su actividad, ante cualquier autoridad pública;
  • Convocar a los proveedores y contratistas a procesos de selección para la provisión de bienes y servicios requeridos por la Sociedad; analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los proveedores y contratistas.
  • Adelantar investigación de precios de mercado de bienes y servicios requeridos por la Sociedad;  Adelantar estudios de tendencias de consumo o de adquisición de bienes y servicios, sea de forma directa, o a través de terceros;
  • Proveer información sobre los servicios ofertados por la Sociedad, efectuar eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial y/o publicitario;
  • Suscribir contratos con terceros; Expedir órdenes de compra y/o de servicios;
  • Entrega de información a las compañías aseguradoras autorizadas en Colombia para la suscripción o afectación de las pólizas contratadas por la Sociedad y/o clientes de la empresa, y que tengan relación con algún Titular de la Información;
  • Compartir las bases de datos con Aliados Estratégicos para los mismos fines establecidos en la presente política.
  • Elaborar informes financieros relativos a los datos personales del Titular de la Información;
  • Investigar que el origen de los fondos de los clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas, trabajadores, potenciales compradores/vendedores, arrendatarios/arrendadores, son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo y actividades de corrupción, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual que mantienen con la Sociedad;
  • Consultar y/o verificar la información en listas de control Nacionales e Internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, corrupción, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el Código Penal Colombiano y demás normas que lo adicionan o complementan.
  • Realizar propuestas y ofertas de negocios y/o servicios.
  • Cumplimento de obligaciones y reportes tributarios y legales.
  • Cualquier persona que intervenga en el Tratamiento de datos personales y datos sensibles, y cuya responsabilidad recaiga en BOLETA EN MANO S.A.S., tienen la obligación de garantizar la reserva y confidencialidad de la información, aun cuando ya no cuente con ningún tipo de relación con BOLETA EN MANO S.A.S.


TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte de la Compañía, en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros:

1. Tratamiento de Datos Personales de Proveedores: BOLETA EN MANO S.A.S. informará a los proveedores las políticas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que estos suministren en cumplimiento de la relación contractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a dicha información. Las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales suministrados por los proveedores de la Compañía, son: 1) ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada por los proveedores para su fácil identificación, 2) consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole, 3) analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los proveedores, 4) consultas en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, 5) envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados por BOLETA EN MANO S.A.S., 6) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, en caso de que Compañía contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los Datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de Datos del proveedor del servicio, 7) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los Datos Personales al proveedor quién actuará como Encargado del Tratamiento de los mismos, 8) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del Dato con la Compañía, y 9) entrega de los Datos Personales a terceros a quienes se les encargue el Tratamiento de los mismos.

2. Tratamiento de Datos Personales de los visitantes, Clientes potenciales y Clientes. BOLETA EN MANO S.A.S. informará a los visitantes, Clientes potenciales y a sus Clientes las políticas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministren en cumplimiento de la relación precontractual, contractual y postcontractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a dicha información. Las finalidades de la entrega de los Datos Personales suministrados a la Compañía, son: 1) ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada para su fácil identificación, 2) consultar, comparar y evaluar toda la información que se encuentre almacenada en las bases de Datos de cualquier central de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, 3) analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada, 4) consulta en las listas para la prevención y el control de lavado de activos y financiación del terrorismo, 5) envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados por la Compañía, 6) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, en caso de que la Compañía contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los Datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de Datos del proveedor del servicio, 7) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los Datos Personales al proveedor quién actuará como Encargado del Tratamiento de los mismos, 8) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del Dato con la Compañía, y 9) entrega de los Datos Personales a terceros a quienes se les encargue el Tratamiento de los mismos.

3. Tratamiento de Datos Personales de la comunidad en general. La recolección de Datos de personas naturales que BOLETA EN MANO S.A.S. trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta Política. Para el efecto, previamente BOLETA EN MANO S.A.S. informará y obtendrá la autorización de los titulares de los Datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.

REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES.

Datos personales de niños y adolescentes contemplados en esta política:

El tratamiento de datos personales de menores o adolecentes por parte de BOLETA EN MANO S.A.S., se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

  1. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
  3. En la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, en consideración de los siguientes factores, que se valoraran en cada caso:
  4. Madurez.
  5. Autonomía.
  6. Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento.
  7. Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento.

Todo responsable, encargado tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales. BOLETA EN MANO S.A.S., en todo momento, como responsable del tratamiento de la información personal, respeta todos y cada uno de los derechos establecidos en la Constitución Política Colombiana, la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Esta política cumple con todos y cada uno de los principios rectores contemplados en la Ley 1581 de 2012, sus normas modificatorias y/o complementarias los cuales son:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

El titular de los datos personales y datos sensibles tendrán los siguientes derechos, los cuales serán respetados y garantizados por BOLETA EN MANO S.A.S., en su calidad de Responsable del tratamiento de ésta información:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BOLETA EN MANO S.A.S., Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a BOLETA EN MANO S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  3. Ser informado por BOLETA EN MANO S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le hadado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, BOLETA EN MANO S.A.S., ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DERECHO DE ACCESO DEL TITULAR.

Definición. Este derecho hace referencia a la capacidad que se reconoce mediante la Ley 1581 de 2012 a toda persona natural que se encuentre interesada en conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento, en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y por ende la identificación de los cesionarios.

Ejercicio del Derecho: Este derecho es de tipo personalísimo, es decir, hace referencia a que el ejercicio del mismo ha de realizarse por el interesado o por el representante legal del titular de la información personal, que deberá actuar bajo poder. En todo momento el titular de la información deberá acreditar su identidad mediante cualquier medio que garantice una plena identificación[1].

Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite la representación legal de los mismos.

Si se llegare a presentar una solicitud por alguna persona que no fuese el titular de la información personal, la misma deberá ser tenida como no presentada, es decir, no se brindará ningún tipo de respuesta frente a dicho requerimiento de información.

El ejercicio de este derecho es de tipo gratuito, pero si se ejerce más de una vez en el mes calendario podrán cobrarse los gastos de envío y reproducción de documentos, de la respuesta.

La solicitud de ejercicio del derecho de acceso, deberá contener por lo menos:

  1. Fecha de la solicitud.
  2. Fotocopia de la identificación personal (Cedula de ciudadanía, identificación institucional, o similares)
  3. Domicilio o correo electrónico para efectos de notificación.
  4. Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, petición o reclamo.
  5. Documentos que considere necesarios y que sustenten la consulta, petición o reclamo.
  6. Documentos que acrediten la representación si es del caso (poder, registro civil, etc.)
  7. La firma de quien solicita la información.

La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.  El interesado en ejercer este derecho recibirá la información solicitada mediante cualquier medio de comunicación (electrónico o físico), correo electrónico, redes sociales o cualquier otro medio electrónico o físico conocido en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones.

CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN QUE FACILITARÁ EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO Y/O BASE DEDATOS.

Toda información que se brinde al titular de los datos personales, independiente del soporte en esta haya sido facilitada, deberá tener las siguientes características:

  • Legible.
  • Precisa.
  • Verificable.

DEBERES DE BOLETA EN MANO S.A.S., EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

RESPONSABLE:

La Ley General lo define como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Ahora bien, de conformidad con la Sentencia C-748 de 2011, es “el que define los fines y medios esenciales para el Tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario”. Pudiendo poner los datos en circulación o utilizarlos de cierta manera

BOLETA EN MANO S.A.S., en su calidad de RESPONSABLE en el tratamiento de los datos personales y datos sensibles, tendrá los siguientes deberes:

• Garantizar a través de los canales de atención establecidos, de este documento, para los Titulares de datos, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• BOLETA EN MANO S.A.S. conservará las autorizaciones otorgadas por los Titulares cuando éstas consten por escrito; cuando se hayan obtenido de manera telefónica y las obtenidas a través de la página web o correo electrónico.

• La finalidad de la recolección será informada; el titular siempre conocerá el tipo de Tratamiento que se le dará a sus datos, si éstos van a circular o van a ser compartidos con las entidades vinculadas, o con aliados comerciales, con qué finalidad o finalidades y la manera de poder manifestar su voluntad en relación con ese alcance del Tratamiento.

• BOLETA EN MANO S.A.S. solicita el consentimiento de los Titulares para hacerle envío de información comercial referida a los productos y servicios ofrecidos por ésta, así como para que las compañías vinculadas, las cuales listará en el texto mismo, puedan enviar publicidad sobre sus productos y servicios, los cuales complementarían el portafolio.

• En el evento en que se utilice información de aliados comerciales se solicitará certificación al aliado de que la información cuente con las autorizaciones correspondientes y en el evento de permitir que aliados comerciales puedan conocer datos personales de contacto para realizar ofertas, se verificará que los titulares hayan dado su consentimiento para tales fines. En estos casos siempre existirá la opción clara y disponible de revocar el consentimiento, y los datos serán señalizados con el fin de evitar que se vuelvan a utilizar para realizar ese tipo de ofertas.

• Los derechos que le asisten al titular de la Información serán incluidos tanto en la Política como en el Aviso de Privacidad de Datos que se publicará en la página web de la empresa, y así se le indicará al momento de obtener el consentimiento por parte de aquel.

• Las medidas de seguridad implementadas para impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado se encuentran los manuales internos que han desarrollado las previsiones propias de la autoridad correspondiente.

• Para cumplir con el deber de garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible se han establecido controles que permiten determinar la última fecha de actualización de la información, la consolidación de todos los datos existentes correspondientes a un Titular, y el deber de verificar por parte del área que establece los términos de entrega de la información que la misma cumpla con tales características. Así mismo, los contratos que se celebren con los encargados del Tratamiento establecerán mecanismos sencillos pero eficientes de validación de datos, con el fin de procurar en todo momento el uso actualizado y adecuado de la información.

• Es importante anotar en este punto que la colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización de su información, en los datos que sean conocidos en primera instancia por ellos, será fundamental para el cumplimiento óptimo de este deber de informar al encargado acerca de todas las novedades respecto de los datos que le hayan sido suministrados.

• En este documento se establecen los canales previstos para atender las consultas y reclamos formulados por los Titulares.

• Los incidentes de seguridad que puedan poner en peligro la administración de la información de los Titulares será informada a la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Las instrucciones y requerimientos formulados por la Superintendencia de Industria y Comercio estarán bajo la responsabilidad del Oficial de Protección de Datos de BOLETA EN MANO S.A.S., responsable del seguimiento en la adopción y cumplimiento de estas políticas

Además la empresa se obliga a:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizar su confidencialidad e integridad.
  5. Mantener actualizada la información, requiriendo al titular de ser necesario. Y rectificar la información cuando esta sea incorrecta.
  6. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o sus representantes en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento.
  7. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  8. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. En los casos en que la empresa actué como Encargado de tratamiento de datos personales deberá cumplir con las obligaciones establecidas y que coinciden con las señaladas en la calidad de responsable, solamente se hará referencia expresa en este numeral a las que no quedaron listadas de este documento.

• Existirán canales eficientes que permitan que las actualizaciones de la información realizadas por el responsable se reciban y tramiten en el término de cinco (5) días hábiles previsto en la Ley.

• Cuando exista información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, se impartirán las instrucciones correspondientes con el fin de que ésta no sea circulada.

• Se permitirá el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la Ley para ello. Para estos efectos se atenderán los requisitos que deben cumplir las Autoridades Judiciales y Administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales estarán referidos a la identificación clara de las funciones en virtud de las cuales se efectúa el requerimiento y el número asignado a la investigación que se adelanta; así como se establecerán de manera clara los requisitos que deben cumplir los titulares, apoderados o causahabientes, en particular la manera de acreditar su calidad y los soportes que se requieran.

NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.

BOLETA EN MANO S.A.S. cuenta con un Manual sobre Seguridad de la Información, las previsiones en él contenidas aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información. Se ha establecido que en los contratos celebrados con los encargados se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.

BOLETA EN MANO S.A.S., adoptará las medidas tecnológicas y humanas que sean necesarias y consecuentes con el tipo de información que registra, los procedimientos y medidas a tomar para controlar el acceso a las bases de datos corporativas donde reposa la información de nuestros usuarios.

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES:

Los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar y consultar sus datos personales y datos sensibles que BOLETA EN MANO S.A.S., posea en sus bases de datos y archivos.

El área de Servicio al Cliente como responsable del desarrollo y trámite para el ejercicio de los derechos de los titulares, atenderá y gestionará cualquier solicitud a través de nuestra página web, en el menú de Ayuda, opción Datos Personales o en:

Correo electrónico: datospersonales@boletaenmano.com

Línea de atención al cliente: +57 323 5690900

Los colaboradores y trabajadores de BOLETA EN MANO S.A.S., podrán gestionar sus peticiones y reclamos relacionados con los datos personales y datos sensibles por medio del área de Recursos Humanos.-

CONTENIDO DE LA CONSULTA, PETICIÓN O RECLAMO:

La solicitud de petición o reclamo del titular sobre datos personales y datos sensibles deberá contener la siguiente información:

1.    Identificación del Titular (Nombres y apellidos, número de identificación).

2.    Datos de localización del titular (dirección y teléfono).

3.    Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo y documentos y/o pruebas que lo soportan.

4.    Firma del titular o su representante (si actúa por medio de representante, anexar poder o autorización especial).

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA, PETICIÓN O RECLAMO:

Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos o archivos de BOLETA EN MANO S.A.S. quien suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos anteriormente señalados.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de inconformidad con la respuesta brindada por BOLETA EN MANO S.A.S., el titular o su representante podrá solicitar nuevamente, mediante nueva solicitud de consulta, señalando los motivos de inconformidad.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de consulta ante BOLETA EN MANO S.A.S.

AVISO DE PRIVACIDAD:

De acuerdo con lo contemplado en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos, BOLETA EN MANO S.A.S., se compromete a dar el tratamiento adecuado a todos y cada uno de los datos personales que ya tiene en sus bases datos y que le sean facilitados y que a su vez son incorporados en nuestras bases de datos y archivos con las finalidades específicas para lo cual fueron entregados.

VIGENCIA.

La Política de Tratamiento de Información de BOLETA EN MANO S.A.S., rige a partir del 18-06-2023 y estará supeditada a las finalidades del tratamiento de datos personales y datos sensibles propios del objeto social y la naturaleza de BOLETA EN MANO S.A.S.

[1]Debe entenderse que la acreditación de la identidad ha de realizarse mediante documentos físicos o análogos, tales como cedula de ciudadanía, identificaciones Institucionales, y similares